Procedimientos de Comunicación de Operaciones Sospechosas y de Operaciones Específicas al COAF

Objetivo

Los procedimientos establecen los criterios, los flujos, las responsabilidades y los controles que Swapo debe adoptar para identificar situaciones, operaciones o propuestas con indicios de lavado de dinero, financiamiento del terrorismo, proliferación de armas de destrucción masiva u otros ilícitos, analizarlas de forma documentada, decidir sobre la comunicación y comunicarlas al Consejo de Control de Actividades Financieras (COAF) mediante el sistema Siscoaf.

Los procedimientos también tratan las operaciones específicas de comunicación obligatoria previstas en el art. 49 de la Circular BCB n.º 3.978/2020. En esos casos, el deber de comunicar surge del encuadre en la norma, independientemente de indicios de ilícito.

Alcance

Los procedimientos se aplican a todas las operaciones realizadas o propuestas a Swapo; a todos los clientes, usuarios, socios y terceros; a todas las áreas de Swapo; y a todos los activos e instrumentos, incluidos la moneda fiduciaria, los activos virtuales, los tokens, las stablecoins y las operaciones de entrada y salida entre moneda fiduciaria y activos virtuales.

Principios

• enfoque basado en riesgo;
• independencia técnica del área de Cumplimiento;
• oportunidad en el análisis y en la comunicación;
• documentación integral del proceso de decisión;
• confidencialidad absoluta;
• plena cooperación con las autoridades competentes.

El enfoque basado en riesgo orienta el análisis de sospechas, pero no excluye la comunicación de las operaciones encuadradas en los supuestos obligatorios.

Identificación y análisis

Swapo debe usar mecanismos automatizados y procedimientos manuales para identificar indicios de operaciones sospechosas.

También debe mantener una rutina propia para identificar las transferencias de activos virtuales hacia o desde billeteras autocustodiadas sujetas a comunicación obligatoria, separada de las alertas de sospecha. La clasificación de la billetera debe basarse en evidencias registradas: una billetera no se considera autocustodiada solo porque la dirección sea externa a Swapo.

Cada situación potencialmente sospechosa genera un expediente interno, mantenido en un sistema seguro con control de acceso y pista de auditoría. En el análisis, el área de Cumplimiento/PLA puede solicitar información adicional al cliente o a las áreas internas, realizar diligencias complementarias, consultar bases externas y listas restrictivas y reevaluar el perfil de riesgo del cliente.

El análisis termina con un dictamen técnico fundamentado que recomienda la comunicación al COAF o el archivo. Los casos relevantes o complejos se someten al Comité de Cumplimiento o a la alta administración. La decisión de no comunicar debe ser fundamentada y registrada, y la relación continúa monitoreada.

Comunicación al COAF

Decidida la comunicación de una operación sospechosa, Swapo debe enviarla por el Siscoaf, con descripción clara de los hechos, montos, fechas, involucrados y fundamentos de la sospecha, dentro del plazo regulatorio. La comunicación no depende de un monto mínimo ni de la conclusión de una investigación o de la confirmación del ilícito, y las aprobaciones internas no pueden retrasar los plazos.

Las operaciones específicas se comunican independientemente de sospecha. Incluyen las transferencias de activos virtuales hacia o desde billeteras autocustodiadas a partir del monto fijado en la regulación y, cuando se realicen en el ámbito de las actividades permitidas a Swapo, los demás supuestos del art. 49 de la Circular BCB n.º 3.978/2020. El envío debe observar los plazos de esa norma, incluida la regla transitoria para las operaciones contratadas en el último trimestre de 2026.

En las operaciones específicas, el área responsable verifica el encuadre y la consistencia de los datos, sin depender de aprobación discrecional del comité. La ausencia de sospecha no dispensa la comunicación obligatoria. Si la operación también presenta indicios de sospecha, pasa por el análisis propio, sin perjuicio del envío obligatorio.

Después de cada envío, el responsable debe confirmar la recepción y guardar el protocolo. Los archivos rechazados o sin confirmación se tratan como pendientes hasta su regularización.

Confidencialidad

También está prohibido mencionar la existencia de una comunicación en comunicaciones externas no autorizadas o compartir información sobre ella fuera de los canales autorizados. El incumplimiento del deber de confidencialidad es una infracción grave, sujeta a sanciones administrativas, civiles y penales.

Las solicitudes de información o documentos al cliente se realizan dentro de los procedimientos regulares de diligencia, sin revelar si hay o habrá una comunicación.

Cooperación, registros y contingencia

Swapo debe cooperar plenamente con el COAF, el Banco Central de Brasil, la Policía Federal, el Ministerio Público y el Poder Judicial, atendiendo requerimientos, proporcionando documentos y aclaraciones y adoptando medidas como el bloqueo preventivo de activos, cuando lo determine la ley.

Los registros de las comunicaciones, análisis y decisiones deben conservarse por un mínimo de diez años, de forma segura y auditable, a disposición del Banco Central de Brasil y de las demás autoridades. La verificación periódica debe conciliar las operaciones elegibles con las comunicaciones recibidas por el Siscoaf, para identificar omisiones, duplicidades y retrasos.

Las fallas de sistemas, la indisponibilidad del Siscoaf o la ausencia del responsable activan el procedimiento de contingencia, con actuación de un sustituto y registro de las providencias, sin presumir prórroga de los plazos regulatorios.

Responsabilidades, capacitación y revisión

Las áreas de operaciones y de tecnología deben asegurar la captura y la disponibilidad de los datos. El área de Cumplimiento/PLA verifica el encuadre, comprueba la información y realiza o supervisa el envío por el Siscoaf. El director responsable de PLA/FT debe asegurar los recursos y la designación de un responsable sustituto.

Los colaboradores deben recibir capacitación periódica sobre identificación de indicios, flujo interno de comunicación, deber de confidencialidad, consecuencias legales del incumplimiento y diferencia entre comunicación por sospecha y comunicación obligatoria.

Los procedimientos deben revisarse anualmente, siempre que haya un cambio normativo relevante y después de incidentes relevantes o determinaciones del regulador. El cumplimiento es obligatorio, y el incumplimiento sujeta a los responsables a sanciones internas, administrativas, civiles y penales.

Base normativa

• Ley n.º 9.613/1998, en especial los arts. 10 y 11.
• Ley n.º 13.260/2016 (terrorismo y su financiamiento).
• Ley n.º 13.810/2019 (cumplimiento de sanciones del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas).
• Ley n.º 14.478/2022 (prestación de servicios de activos virtuales).
• Circular BCB n.º 3.978/2020 y modificaciones, en especial la Resolución BCB n.º 591/2026.
• Carta Circular BCB n.º 4.001/2020.
• Resoluciones BCB n.º 519, 520 y 521, del 10 de noviembre de 2025, y modificaciones.
• Normas y orientaciones del COAF.
• Recomendaciones del GAFI/FATF.

Sobre esta versión

Versión pública del documento “Procedimientos de Comunicación de Operaciones Sospechosas y de Operaciones Específicas al COAF”, del 14/10/2026, que forma parte de la solicitud de autorización presentada al Banco Central de Brasil. La autorización aún no ha sido concedida.

El texto resume el documento interno. Se omitieron datos personales (LGPD), parámetros de monitoreo y detalles técnicos cuya divulgación perjudicaría la seguridad, la prevención de fraudes y la prevención del lavado de dinero, además de condiciones sujetas a confidencialidad comercial (Resolución BCB n.º 520/2025, art. 52, § 2). Esta versión no sustituye el contrato de prestación de servicios ni la regulación aplicable.

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